الأخطاء الخمسة لفرق العمل الجماعي

انتهيت مؤخراً من قراءة أحد الكتب المميزة في نظري في طريقة طرحها وهو كتاب بعنوان (الخمس العوامل المعيقة لعمل الفرق الجماعية) للمؤلف باتريك لينسيوني واعجبتني طريقة الكتاب في طرح الفكرة الرئيسية على شكل رواية تحكي قصة شركة متميزة في عملها لكنها تأتي دائما في المركز الثالث والرابع بعد شركات منافسة اخرى وهو الأمر الذي أدى إلى استقطاب مدير تنفيذي جديد لينهض بالشركة لمستوى أعلى من الذي هي عليه ويمضي الكتاب ليحكي كيف بدأت المديرة الجديدة في التعامل مع رؤساء الأقسام المختلفة لديها لتشكيل فريق يعمل من أجل النهوض بالشركة لمستوى افضل مما هي عليه من خلال اجتماعات مع فريق العمل توضح فيها مشكلات الفريق وسبب فشله في تحقيق النجاح المطلوب.

لن أفسد متعة التشويق للقارئ فبالنسبة لي لم اتمكن من ترك الكتاب حتى الانتهاء منه بشكل كامل خلال يومين فقط من القراءة المستمرة حيث كنت استرجع اثناء القراءة تجارب في العمل مع مجموعات مختلفة للقيام بتنفيذ عدد من المشاريع سواء على مستوى عملي كعضو هيئة تدريس بالجامعة أو رئيس للجمعية العلمية السعودية للهندسة الطبية أو حتى الأعمال التطوعية الأخرى التي ساهمت فيها أثناء الدراسة بالولايات المتحدة ووجدت أن الكاتب اجاد في سرد المشكلات التي تواجه العمل الجماعي ولخصها في خمس نقاط تتسلسل بحسب الأهمية وهي:

1.غياب الثقة بين أعضاء الفريق: وهو أمر يمنع أعضاء الفريق من البوح بنقاط ضعفهم والمشكلات التي  يواجهونها أمام بقية أعضاء الفريق مما يحرم الفريق من الاستفادة من خبرات وقدرات وامكانات بعضهم البعض ويؤدي غياب الثقة للتشكيك في النوايا الحقيقية للأفكار المطروحة وافتراض أن صاحب الفكرة يملك اجندة خفية يحاول أن يدفع بمصالحه الخاصة من خلال استغلال امكانات الفريق.

2.الخوف من الاختلاف: وهو أمر يؤدي لأن يمتنع أعضاء الفريق عن البوح بآرائهم الحقيقية تجاه الأفكار المتدوالة مما يؤدي لقصور في نظرة الفريق وعدم شمول افكاره لكافة الجوانب المرتبطة بالأمر الذي يناقش. الاختلاف مسألة ضرورية لكن الاختلاف يتطلب وجود ثقة بين أعضاء الفريق تمكنهم من طرح آرائهم بتجرد يفصل بين صاحب الرأي والرأي نفسه بدون خوف من غضب الطرف الآخر.

3. عدم الإلتزام: غياب الأهداف الواضحة المحددة المرتبطة بوقت والممكن قياسها والتي لها قيمة لأعضاء الفريق سيؤدي لفشل الفريق في الاتفاق على أمور يمكنهم الالتزام بتنفيذها

4.عدم المحاسبة: المجاملات بين أعضاء الفريق لها أثر سلبي كبير على الأداء فمن الضروري متابعة ومحاسبة أعضاء الفريق عند تكليف أحد منهم بمهمة معينة وعدم ادائه لها على الوجه المطلوب وقد تسهل محاسبة عضو الفريق في مؤسسة أو في شركة لأن الأمر مرتبط بوظيفة معينة لكن البعض يستصعب هذا الأمر في العمل التطوعي ويغفل أهميته في الرفع من مستوى كفاءة الأداء.

5. التركيزعلى النتائج: والمقصود به تركيز اعضاء الفريق على تحقيق أهداف الفريق العليا بدلا من تقديم مصالحهم أو مصالح لجانهم على مصلحة الفريق وهو أمر يسبب توتراً بين أعضاء الفريق سيؤثر على كفاءة الأداء وينهي روح الفريق. فمن الضروري أن يشعر كل فرد بأنه جزء من فريق متكامل وأن نجاحه مرتبط بنجاح الآخرين ايضا.

توجد تفاصيل اخرى طبعا مرتبطة بكل من هذه النقاط ويمكن لمن يريد العودة للكتاب من اجل الاستزادة منها ونظراً لارتباطي الحالي بلجنة من المتطوعين بالغرفة التجارية تهدف لدعم المبتعثين قبل واثناء وبعد الابتعاث  وهي لجنة ضمن عدد آخر من اللجان التطوعية المتخصصة بالغرفة التجارية، قمت بكتابة بعض الأفكار المرتبطة بالعمل الجماعي وهي ملخص لأفكار من عدة كتب اضافة لخبرات شخصية في العمل مع الآخرين

تحديد أهداف اللجنة

موضوع الأهداف
هو موضوع يطول شرحه وله كتب ودورات خاصة به لكن بشكل عام لابد للفريق أن يتفق على  أهداف محددة قابلة للقياس واقعية لها قيمة معنوية لأفراد الفريق ومرتبطة بوقت زمني محدد للتنفيذ ويوجد مسؤول معين مطالب بتنفيذها

 الهيكل الإداري المقترح للجان التطوعية

الاتفاق المبكر على هيكل العمل وطرق
اتخاذ القرار من الأمور التي تحافظ على استقرار فرق العمل وتخفف من أي اختلافات محتملة عند البدء في تنفيذ المشاريع ويتكون الهيكل المقترح من منصبين على أقل تقدير ويمكن زيادتها في حال توسع اطار عمل الفريق

1.رئيس اللجنة: ووظيفته هي الإشراف المالي وادارة المتطوعين لخدمة المشاريع المرتبطة باللجنة

2.أمين اللجنة:ترتيب اجتماعات اللجنة، جمع الأجندة، كتابة المحضر، والاحتفاظ بملف قرارات  ومراسلات اللجنة وتقارير الأنشطة

3. علاقات عامة وإعلام:

·البحث عن ممولين للمشاريع

·التواصل مع الصحافة والجهات الاعلامية

·استخدام شبكات التواصل الاجتماعي من أجل نشر اعلانات اللجان
(الفايسبوك، التويتر، انستجرام، اليوتيوب، البريد الإلكتروني، مواقع الإنترنت وغيره)

  1. مدراء مشاريع اللجان أو رؤساء اللجان الفرعية:

· تحتاج اللجان لتقسيم العمل فيما بينها بحيث يكون هناك أهداف واضحة لكل قسم من هذه الأعمال.

· كل مشروع من مشاريع اللجنة يحتاج لمسؤول عن تنفيذه ومتابعة تطوراته

· يعمل تحت مدير المشروع (أو اللجنة) عدد من المتطوعين والمتطوعات لتنظيم المشروع المحدد

· يقوم كل مدير بتقديم تقرير دوري عن تطورات الترتيبات المرتبطة بمشروعه للجنة العليا للفريق التطوعي

احتياجات اللجان الفرعية أو المشاريع التي ينفذها الفريق

يحتاج كل مشروع لمن يقوم بالمهام التالية:

· وسيلة تواصل فعالة يتفق عليها الفريق (الواتس أب، الفايسبوك، مجموعة بريد الكتروني، رسائل، برامج الاجتماعات مثل سكايب … غيره)

· تحديد وتنفيذ تفاصيل المشروع من خلال توزيع البنود اللازمة لتنفيذ المشروع على أعضاء الفريق (تحديد اللجان المرتبطة بتنفيذ تفاصيل المشروع ومتابعة اعمالها أولا بأول)

· تنظيم الاجتماعات الدورية لفريق تنفيذ المشروع وكتابة محضر الاجتماعات الذي يحوي ما تم الاتفاق عليه ومشاركة أعضاء اللجنة بالمحضر لموافقتهم عليه 

· تكوين ملف تطورات المشروع ومراسلاته.

· متابعة الشؤون المالية المرتبطة بالمشروع.

· العلاقات العامة والاعلام للتواصل مع الممولين والوصول للمجتمع من خلال شبكات التواصل الاجتماعي ووسائل الاعلان المجانية المختلفة

· ادارة المهام التفصيلية من خلال متابعة عمل كل لجنة فرعية للتأكد من أن عمل اللجان يصب كله لخدمة هدف المشروع.

وصايا عامة للعمل في اللجان: 

  • لابد أن تطغى روح الفريق على اللجنة بمعنى أن يكون الهدف هو نجاح اللجنة كلها وليس نجاح شخص أو مشروع معين فقط فلا بد أن يكون هناك استعداد من كل اعضاء الفريق للتضحية بفكرتهم لو كانت لا تخدم أهداف الفريق كله.

  • الفريق الذي يتخذ قراراته كلها بالاجماع هو فريق يحمل تصور وأفق ضيق ويمكن الاستغناء عن نصف اعضائه، فالاختلاف وتضارب الافكار وسيلة ضرورية للوصول للاتقان والابداع في العمل فمن الضروري مراعاة التنوع الفكري والاجتماعي عند اختيار اعضاء الفريق بحيث يتم اختيار الشخص لمهارته وقدرته على دعم الفريق في جانب معين وليس لأنه صديق ومقرب.

  • من الضروري النظر في مضمون الأمور والبعد عن التفكير في ماهية وشخصية الذي طرح الفكرة فلامكان للخلافات الشخصية ولا للانتماءات الفكرية والحزبية بين الفريق فلكل رؤيته وفكره الشخصي ولكن لا ينبغي أن يؤثر الانتماء والاعتقاد الشخصي على عمل اللجنة فكلاهما منفصل.

  • بالنسبة للأمور العامة في الفريق فيتم طرح الفكرة العامة وفتح المجال لمناقشة ابعادها بين الأعضاء ثم يتم التصويت على الفكرة بين الأعضاء ويؤخذ بالقرار الحاصل على أغلب الأصوات ويتم حساب صوت رئيس اللجنة باثنين في حال وجود تعادل في الاصوات. 

  • الأصل هو أن كل مدير مشروع مسؤول عن نشاطه ويقدم تقارير دورية عن عمل أمام الفريق، يحق لأعضاء الفريق الاعتراض على تفصيل من تفاصيل الأعمال التي يقوم بها عضو آخر وفي حالة حصول ذلك لابد للمعترض أن يوضح سبب الاعتراض بشكل دقيق ويطرح بدائل للجزئية التي اعترض عليها، يتم بعد ذلك مناقشة تلك الجزئية فقط بين اعضاء الفريق ثم يتم التصويت على الموضوع ويحسب صوت مدير المشروع بصوتين في هذه الحالة.

  • من الضروري جدا وبعد الانتهاء من مناقشة أي نقطة كتابة القرار النهائي الذي تم الاتفاق عليه وتوزيعه على أعضاء الفريق تجنبا لأي لبس قد يحصل مستقبلا عما تم الاتفاق عليه.

  • عند حسم مسألة من خلال التصويت فتقتضي روح الفريق أن يتبنى جميع اعضائه القرار حتى لو اختلف احدهم معه.

هذا ما في جعبتي الآن وعسى أن تثري تعليقاتكم وتجربتكم الموضوع بشكل أكبر

About نزيه العثماني 104 Articles
دكتوراة هندسة كهربائية طبية وأسعى للتميز في البحوث التطبيقية وبراءات الاختراع وتوطين التقنية بمجالي ومهتم بدعم الإبداع والموهبة وأساليب التعليم الفعالة وبناء قيادات المستقبل

13 Comments

  1. د. نزيه, يعطيك ألف عافية على الموضوع الرائع جداً.

    لو أمكن كتابة اسم الكتاب بالانجليزي واسم المولف كي يتم البحث عنه وقراءة الكتاب بشكل كامل ..

    مع التحية والتقدير

    م. شادي النخالة

  2. يعطيك العافيه، برايي اهم واخطر خطا هو”5. التركيز على النتائج: والمقصود به تركيز اعضاء الفريق على تحقيق أهداف الفريق العليا
    بدلا من تقديم مصالحهم أو مصالح لجانهم على مصلحة الفريق وهو أمر يسبب توتراً بين أعضاء الفريق سيؤثر على كفاءة الأداء وينهي روح الفريق. فمن الضروري أن يشعر كل فرد بأنه جزء من فريق متكامل وأن نجاحه مرتبط بنجاح الآخرين ايضا.

  3. من خلال عملي في القطاع الخاص والعام لقرابه العشر سنوات ومن تجربه جيده في العمل ضمن فرق متعدده الجنسيات اجد الاخطاء الخمسه منطقيه في العمل ضمن فرق عمل وبشكل عام اود ان اضيف لكل خطاء اضافه مرت في ذهني اثناء القراءه وبناء على تجربتي:

    الخطاء الاول: فقدان الثقه واعتقد ان Business Ethics او اخلاقيات العمل تلعب دور كبير سواء كانت المجموعه داخليه او خارجيه وهي الاساس لباء الثقه على المستوى الجماعي الاخلاق الفرديه على المستوى الفردي. لا انسى اللحظه التي وقف فيها مالك شركه كبيره في السعوديه وقال لممثل شركه امريكيه اثناء الاتفاق على توزيع منتج جديد وصافحه وقال نحن الان فريق واحد وهكذا اوقع عقودي “بالمصافحه” واملاء الاوراق بالحبر الذي تحب فليس للحبر معنى في اجندتي فكلمتي حبر والمصلحه التي اريدها لنفسي اريدها لكل شركائي. في نظري هو بنى الثقه لابعد مستوى بالمصافحه فقط.

    الخطاء الثاني: حل الخوف من الاختلاف هوا بالاختلاف بعد الاختلاف ويزول ذلك العامل بتسويه الخلاف.

    – انا في حاله الفرق في بلدنا اعطي لااولويه للابتعاد عن الخطاء الثالث والخامس الاولويه واضعهاف في الاول واود دائما ان تكون الرويا لاعامه واضحه والكل مؤمن بها وايضا ان يعرف كل فرد المطلوب منه بالتحديد وان يعرف المسءول ان كل فرد يستطيع فعلا تحقيق هدفه وانه سينال كل المساعده الممكنه لتخطي العقبات المحتمله والاهم الجزاء النفسي والمادي العادل والمتساوي.

    – انا اختلف تماما مع النقطه الرابعه واعتقد انه وبسبب الاختلاف الكبير في قافتنا فاد المجامله مطلوبه بشكل كبير والجزاء في حالات كثيره يدمر الفرد والفريق باكمله بسبب الحساسيه العاليه والقدره الكبيره على التاثير السلبي في المستوى الافقي لبناء الفريق. انا ضد الجزاء تماما في حاله مجتمعنا ومع الاستبدال الفوري في حال اختل التوازن.

    قرائه ممتعه وموفقه وانا اسعد كثير عندما ارى ان المتعلم والمثقف يتحول الى مرسل ويحاول ان يثري الوعي ويشارك المعلومه

    جزاك الله خير

  4. نعم فقد نخسر بناء شامخ قمة في الروعة والجمال لنكتة بسيطة تنسفه وتكون تلك اللبنة التى وضعت ان سحبت سقط ذاك الشموخ وكأنه لاشيء بارك الله فيك أخي الدكتور نزية دائماً تحسن الانتقاء وتقع على احتياجات ملحة لجيل شبه غامض منك تعلمت كثيراً

  5. خالد حبش
    شكرا لاثرائك للموضوع فالنقاط التي ذكرتها حيوية ومهمة

    النافع
    سعدت بأنك استفدت من التدوينه والحمدلله أن هناك من وجد فائدة منها

    أسامة
    اقرأ الكتاب ولن تندم فهو كتاب مميز ورائع

    عقيلة
    شكرا لمداومتك على المدونة وسعدت لأنك استفدت منها وعسى أن تثري الموضوع من خلال تجربتك الجيدة في ادارة فرق العمل

Leave a Reply

Your email address will not be published.


*


هذا الموقع يستخدم Akismet للحدّ من التعليقات المزعجة والغير مرغوبة. تعرّف على كيفية معالجة بيانات تعليقك.